原经办人已经离职，供应商后来才补发票或结算资料。企业不能因为人员不在就丢弃已发生业务，也不应让接任者直接用旧账号补签，制造当时已经完成审核的印象。先找到原业务记录，再安排知情人员与有权复核人接续处理，保留真实形成时间。
补来的附件先找到原事项
核对供应商、金额、日期和业务内容，关联原报销申请、付款、收货或服务记录。晚到的附件可能是以前已处理事项的补证，而非一笔新的支出。应注明原业务编号和之前处理进度，避免会计因收到一张新票又重复记录。
附件内容与原说明不同的，先查原因，不把新文件强行配给金额相近的一笔旧支出。同一供应商有多个项目时，尤其需要实际订单或服务关系。无法对应的文件保留待核状态，不直接放进“已补齐”目录。
事实说明由知情的人提供
原经办人仍能提供真实说明的，可按适当渠道核实并保留资料；需要原部门、采购、仓库或项目人员协助的，明确分别了解哪一环。接任者能够确认现有记录，不代表亲历全部历史业务，应如实写明其依据与知悉范围。
供应商能够证明交付或结算的，向其取得相关真实资料。不能由现任员工补写一份冒充原经办人的验收说明，也不应使用离职员工的账号制造旧日期审批。历史手续确有缺口，应记录现状和补查过程，而不是让表面记录看起来从未缺失。
复核权限与业务知情分开看
知情人员解释事实后，由企业依现行权限安排相应审核。原审批人已经离开或组织调整的，确认新的授权路径，不自动认为职务相近就可以承接所有决定。会计对资料真实性、完整性仍需核查，内部签字不能替代其判断。
争议未解决或证据仍不足时，说明具体缺什么以及由谁继续处理，不将所有问题笼统写成“离职无法核实”。企业可以先保留已经查明的部分，具体核算和涉税后续按真实情况处理，不能为结案直接承诺某笔费用必然能够扣除。
已经通过其他途径取得同一附件的，注明此次为重复收到，不将文件数量增加误报为又完成一笔新的业务复核。
补证结果与历史版本一起保管
保留原申请、先前缺件反馈、本次收到的资料、核实说明和最终处理信息，标明实际收件日期。若发现原记录有误，依法依制度办理更正并保持前后可追溯，不用删除旧版来掩盖变化。资料调阅与交接遵守必要授权和档案管理要求。
税小鼎按约可反馈报销资料缺口、核对补件与原事项的对应，企业负责组织业务说明和授权复核。《代理记账基础工作规范（试行）》与《会计档案管理办法》要求审核、完整和可查。人员离开改变的是沟通与授权安排，不会把已有业务自动变成新业务；把事实提供者、复核人和时间记录分清，才能顺利接续这项旧事项。
参考资料
资料核验：2026年10月23日。