系统已经按电子凭证会计数据标准形成入账信息结构化数据，归档时却只留下能够查看票面的文件，不能仅凭“票还在”就认定交付完整。重庆企业与代理机构应核对实际生成和保存的对象，确认应同步归档的数据没有在导出过程中被遗漏。
先辨明讨论的是哪一种数据
《会计信息化工作规范》第二十六条要求会计信息系统能够准确、完整、有效地读取或者解析电子原始凭证及元数据，并适配电子凭证会计数据标准，生成符合标准的入账信息结构化数据文件。本题聚焦实际已形成的这类入账信息，不是把任意扫描图片或人工抄表都称为符合标准的数据。
原始电子凭证中包含的信息、必要元数据，以及会计系统按标准生成的入账信息，应按实际性质辨认。不能把识别票面后导出的一列金额，直接宣称为所需的完整文件；也不能只根据扩展名、压缩包名称或“结构化”字样判断它是什么。
同步归档不能靠一份票面截图替代
规范第三十一条明确，符合电子凭证会计数据标准的入账信息结构化数据文件，应当与电子会计凭证同步归档。若系统实际已生成该文件，归档交接就应确认它与对应凭证均已纳入，而不是只检查票面是否清楚。
这不意味着每笔业务都必须由经办人另外手工制作一张同样格式的表，也不据此指定所有企业使用相同后缀。应让实际负责系统和档案的人员说明：哪些是原凭证、哪些是符合标准的入账信息、各自如何随本笔业务交付并保存。适配和文件安排须依据实际标准及系统能力核实，不能用自建表格冒充原系统输出。
交接时核到本笔业务，不能只看文件总数
可以选取经授权的一笔业务，按凭证识别信息和实际入账记录检查归档对象，核对对应期间、主体及金额等必要信息。清单写有两个文件，并不代表它们属于同一笔业务；重复复制同一个票面文件，也不能补足遗漏的入账数据。
如果导出物只有可视化结果，应向服务方确认完整输出范围及遗漏原因，保留当前交付版本和待补项目。必要时重新导出并核验。不得为了让数量齐全，复制另一笔业务的数据、修改原文件，或把尚未取得的对象标为已经归档。
同步归档与真实性、长期保管分别检查
取得两类对应资料后，还应按规定保障档案在传递和存储中的真实、完整、可用、安全。规范第三十一条同时要求建立电子资料形成、收集、整理、归档及后续管理制度。一次文件导出成功，不等于长期保管和读取安排已经全部完成。
第二十五条要求核验电子原始凭证来源、真实性、防篡改和防止重复入账。归档对象齐全也不能替代这些检查，不能因为文件均能打开就认定业务真实或已经正确入账。企业准备代理记账资料时，应把“哪些数据已生成、哪些实际交付、哪些仍待补齐”说明清楚，让会计和档案岗位能针对同一版本继续核查。
参考资料
资料核验：2026年10月30日。