创业股东分散在不同城市，希望新公司以后通过视频或在线方式开会，章程应该先考虑什么？公司法第二十四条允许股东会、董事会、监事会以电子通信方式召开和表决，章程另有规定的除外。重庆团队真正需要提前解决的是谁在参加、通知发到哪里，以及出现技术问题时怎样保证真实意思能够表达。
从股东身份确定可靠的联系入口
设立时收集真实联系信息，确认某个邮箱、账号或其他渠道对应哪位股东，法人股东还要清楚其有权代表及通知关系。公司工作群里的昵称和头像会变化，不能把谁能进入群聊就当成谁具有表决资格。参与人有代理安排时，核对实际权限，不借用本人账号掩盖代理身份。
可以约定联系方式变动时的更新方法及必要确认，避免长期向已经停用的邮箱发送文件。收集资料以实际需要为限，不应为了参加普通会议要求股东交出与事项无关的账号密码。公司需要可验证的沟通关系，并不是取得个人所有数字身份的控制权。
通知到达与参加会议分开设计
公司法第六十四条规定，股东会一般于召开十五日前通知全体股东，章程另有规定或全体股东另有约定的除外。采用电子方式时仍须核对适用期限和通知内容，不能认为线上会议方便，就无需安排任何提前通知。发送链接、发送议案和通知具体表决事项也应能够相互对应。
民法典第一百三十七条对数据电文意思表示的生效时间区分是否指定接收系统及当事人约定等情况。具体会议通知效力仍应结合公司法、章程和事实判断，不宜简单约定任何消息一点击发送就一律视为对方已参加并赞成。知道会议安排、实际参加及表达同意，是不同事实。
提前考虑无法识别或掉线的情况
参与人进入会议后如何确认身份、议题发生变化如何告知、网络中断后如何重新确认其参与状态，都可以在规则中安排。程序应让股东能够理解同一议题并真实表达意见，而不是只追求平台自动导出一份整齐名单。关键时段没有参与的人，不应由主持人替其补写意见。
这些属于可操作的内部治理设计，并非登记机关统一要求购买某款会议服务。选择工具时可考虑必要身份核对、内容可取得和技术支持，不向股东保证只要使用某个平台，就能自动消除一切决议效力争议。
章程中只写已经共同理解的规则
定稿前让各股东实际了解拟定沟通方式，确认有能力使用并知道更换渠道的方法。不要一方认为只有视频算会议，另一方认为群里任何回复都算投票，却直接签署一句“允许线上办理”了事。公司法规定的会议程序及真实表决条件，仍应在电子环境中得到落实。
本文侧重成立前约定身份和通知基础，不以收集截图替代真实参会。章程签署本身也要对应完整真实文本，可结合多名股东异地签署同一份章程的资料核对方法，避免沟通规则还没明确就出现不同版本。
参考资料
资料核验：2026年10月17日。